Școlile speciale, centrele de zi, centrele de recuperare și serviciile din subordinea DGASPC cumpără echipamente pentru camere senzoriale prin sistemul electronic de achiziții publice (SEAP/SICAP). Procedura pare complicată prima dată, dar urmează aceeași logică de fiecare dată: stabilești nevoia, aloci bugetul, descrii tehnic ce cumperi și alegi oferta. Mai jos găsești pașii, în ordinea în care îi parcurge de obicei o instituție.
1. Pornește de la copiii și activitățile pe care le vei face
Înainte de lista de echipamente, notați împreună cu terapeuții cine va folosi camera, câți copii pe sesiune și ce obiective urmăriți: relaxare și autoreglare, stimulare vizuală, motricitate, comunicare. O cameră pentru copii cu autism care au nevoie de pauze senzoriale arată altfel decât o sală de tip sensory gym pentru stimulare vestibulară și proprioceptivă. Nevoia scrisă clar ajută și la justificarea achiziției în referatul de necesitate.
2. Măsoară spațiul și verifică utilitățile
Pentru propunere ai nevoie de dimensiunile încăperii (lungime, lățime, înălțime), poziția ferestrelor și a ușii, a prizelor și tipul pardoselii. Echipamente precum tuburile cu bule, proiecțiile sau panourile de perete au nevoie de alimentare electrică și, uneori, de prinderi în perete sau tavan. Dacă ne trimiți măsurătorile și câteva poze, îți propunem o amplasare a zonelor înainte de achiziție.
3. Alege între echipamente individuale și un pachet
Poți cumpăra echipamente separat, pe măsură ce ai buget, sau un pachet care acoperă de la început mai multe zone ale camerei. Un Kit Snoezelen e un punct de pornire pentru un colț senzorial într-o încăpere existentă, iar pachetele pentru camere senzoriale reunesc echipamente pentru proiecție, lumină, sunet și explorare tactilă. Pachetul simplifică procedura, pentru că ai o singură achiziție și o singură recepție.
4. Cere ofertă și specificații tehnice
Pentru fișa de date a achiziției și caietul de sarcini ai nevoie de specificații tehnice neutre: dimensiuni, alimentare, funcții, materiale, garanție. Ne poți cere o ofertă pentru instituție, iar noi îți trimitem prețurile și specificațiile tehnice pentru fiecare echipament, astfel încât să le poți folosi la estimarea valorii și la redactarea documentației. Specificațiile descriu funcțiile cerute, nu o marcă anume, ca să respecte regulile achizițiilor publice.
5. Procedura în SEAP
Modalitatea de achiziție (achiziție directă din catalogul electronic sau procedură) depinde de valoarea estimată și de pragurile legale în vigoare, pe care le verifică responsabilul de achiziții al instituției. În cazul achiziției directe, furnizorul publică produsul în catalogul SEAP, iar instituția îl achiziționează de acolo. Pentru valori mai mari, instituția publică anunțul și evaluează ofertele primite.
- Stabilește din timp cine din instituție se ocupă de achiziție și cine semnează recepția.
- Include în cerere livrarea, montajul și instruirea personalului, ca să nu ai costuri separate neprevăzute.
- Cere termenul de livrare și perioada de garanție în ofertă.
6. Livrare, montaj, instruire și recepție
După atribuire urmează livrarea și montajul. La final, echipa care va folosi camera trebuie instruită: cum pornește și se oprește fiecare echipament, cum se curăță, ce verificări se fac periodic. Echipamentele noastre au garanție 3 ani și suport tehnic, iar instruirea echipei face parte din proiect. Recepția se face pe baza procesului-verbal, după ce verificați că tot ce e în contract a fost livrat și funcționează.
Pe scurt
- Scrie nevoia împreună cu terapeuții și măsoară spațiul.
- Alege echipamente separate sau un pachet, în funcție de buget.
- Cere ofertă cu specificații tehnice pentru documentația de achiziție.
- Include în achiziție livrarea, montajul și instruirea.
Dacă pregătești o achiziție pentru instituția ta, scrie-ne: te ajutăm cu propunerea de amenajare, cu specificațiile tehnice și cu oferta.
